STEP2 従業員を登録する

対象: オーナー・管理者

所要時間の目安: 30分〜1時間

このSTEPでは、シフトに入る人と管理する人を従業員マスタに登録します。ヘッダーの「設定」→「従業員マスタ」から操作します。

1. 登録前に決めること

権限を割り当てる

登録するときに、1人ずつ権限（役割）を選びます。あとから変更できます。

迷ったら「従業員」で登録し、必要になってから権限を上げてください。詳しい対比は権限早見表にあります。

雇用区分をそろえる

STEP1の会社設定で登録した雇用区分から選びます。締日はこの雇用区分に紐づきます。 未登録の区分名は使えないため、先に会社設定側を整えておいてください。

複数拠点で働く人を洗い出す

他拠点へ応援に行く従業員は、主勤務拠点に加えて勤務可能拠点を登録します。ここに登録した拠点でだけ、応援勤務のシフトに入れます。

なお、拠点管理者の担当拠点は別枠です。画面から登録する場合は、権限を「拠点管理者」にすると「担当拠点（責任者として管理）」の欄が出ます。CSVで取り込む場合は、権限が「拠点管理者」の行の勤務可能拠点列がそのまま担当拠点になります。

2. 従業員を登録する

人数が少なければ1人ずつ登録できます。導入時のようにまとめて登録する場合はCSVインポートが確実です（1回に1000件まで）。

CSVでまとめて登録する

1. 画面右上の「CSVエクスポート」を押して、現在の従業員一覧をダウンロードします。このファイルがそのまま取り込みの雛形になります。まだ従業員が1人もいない場合は、見出し行だけのファイルがダウンロードされます。
2. ExcelやGoogleスプレッドシートで開き、従業員の行を書き足してCSV形式で保存します。文字コードはUTF-8のままにしてください。Shift_JISで保存すると、氏名の異体字（𠮷・﨑など）が失われます。
3. 「CSVインポート」を押し、保存したファイルを選びます。
4. 「〇件を取り込みました」と表示されれば完了です。

必須の列は社員番号・表示名・メールアドレス・主勤務拠点・雇用区分です。列の並び順は問いません。全項目の説明は従業員マスタを参照してください。

取り込みでつまずきやすいところ

• 1件でもエラーがあると、1件も取り込まれません。 エラーは行番号つきで表示されるので、すべて直してから取り込み直してください。
• 新規追加のみです。 既存の従業員をCSVで書き換えることはできません。変更は一覧の編集画面から行います。
• 雇用区分の名称が会社設定と1文字でも違うとエラーになります。
• メールアドレス・社員番号は会社内で重複できません。
• 在留資格はCSVの対象外です。外国人従業員の週28時間チェックを使う場合は、取り込み後に編集画面で設定してください。

3. 拠点管理者を割り当てる

拠点管理者は、従業員マスタの編集画面で割り当てます。対象の従業員を開き、権限を「拠点管理者」にすると「担当拠点（責任者として管理）」が出るので、担当する拠点を選んでください。割り当てられた人は、その拠点のシフト作成と勤怠承認ができるようになります。

割り当てた結果は拠点マスタの拠点設定に「責任者」として表示されます（拠点側からは変更できません）。

4. 仮パスワードを配布する

• CSVで取り込んだ場合、仮パスワードは自動発行され、各従業員に招待メールで届きます（画面には表示されません）。
• 1人ずつ登録した場合は、発行時に仮パスワードが画面に一度だけ表示されます。招待メールでも本人に届きます。
• 従業員は仮パスワードでログインすると、そのままでは使えず、パスワードの変更画面に案内されます。手順はログインとパスワードの変更にあります。
• パスワードを忘れた従業員には、この画面から仮パスワードを再発行してください。従業員自身によるパスワード再設定には対応していません。

導入初日に同じ拠点から多くの従業員が一斉にログインしても、ログイン制限にはかかりません。ログインに失敗した回数だけを数えているためです。

このSTEPの完了チェック

• シフトに入るすべての従業員が登録されている
• 権限・雇用区分・主勤務拠点が正しく設定されている
• 応援に行く従業員に勤務可能拠点が設定されている
• 各拠点に拠点管理者が割り当てられている
• 従業員に招待メールが届いている

次のステップ

• STEP3 打刻できる状態にする

関連ページ

• 従業員マスタ
• 権限早見表
• 応援勤務者（他拠点からの応援）
• ログインとパスワードの変更