シフトの作成と公開

対象: オーナー・管理者・拠点管理者（担当拠点のみ）

シフトの作成は「週表示」で全体を見渡し、「日別編集」で1日ずつ具体的に組む、という2つの画面を行き来して進めます。

2つの入力方式

日別編集の組み方は、会社設定の「シフト入力方式」で切り替えます。会社全体で1つを選び、方式に応じて拠点設定で登録するマスタも変わります。

従業員別入力は、各従業員の行に空からシフトを描いていく方式です。

パターン割り当て入力は、曜日ごとに決めた枠（早番A・遅番B など）が最初から描かれた状態で日別編集が開き、そこに人を割り当てていく方式です。曜日ごとの構成が決まっている現場では、ゼロから線を引くよりも速く組めます。両方のマスタを登録する必要はありません。操作はパターン割り当て入力での組み方を参照してください。

週表示（ヘッダーの「シフト管理」→「シフト作成・管理」）

対象拠点・対象週を選ぶと、従業員ごとに1週間分のシフトが一覧表示されます。

• 従業員名の横に「応援」と表示されている行は、他拠点から応援に来ている従業員です。

• 「週表示」「月表示」で表示単位を切り替えられます（次項）。

• 前週コピー: 前の週のシフトをそのまま複製し、そこから調整できます。割当済みの担当者ごと複製されます。

• パターンを適用（パターン割り当て入力のみ）: 表示中の週・月の各日に、曜日ごとのラインをまとめて描きます。担当者は未定の状態で作られるので、日別編集で決めていきます。前週コピーが「人ごと複製」なのに対し、こちらは「枠だけ用意」する操作です。

  • 「シフトが無い日だけに適用」（おすすめ）は、既に組んだ日には手を触れません。
  • 「既にシフトがある日にも再適用」は、ラインの時間をパターンに合わせ直します。割当済みの人はそのまま残り、パターンから消えたラインは未割当なら削除されます。公開済みのラインは変更しません。
  • 作られるのは下書きです。公開は「この週を公開する」で別途行います。

  

• 公開: 作成したシフトを従業員に公開します。公開前のシフトは従業員側には表示されません。

• 希望締切: 従業員が希望シフトを提出できる期限を、拠点・対象月ごとに設定します（希望シフトの受付締切と提出状況を参照）。

• 一括削除: この週のシフトをまとめて削除します（次項）。

• 日付のセルをクリックすると、その日の日別編集画面に移動します。

• 日付の下に「不足○」と赤字で出る日は、人手が足りていない日です。パターン割り当て入力では担当者が決まっていないライン数、従業員別入力では最も足りない時間帯の人数（その日あと何人必要か）を表します。数字にマウスを乗せると内訳が出ます。

• 「未作成」（月表示では「未」）は、その日のシフトがまだ1件も作られていないことを表します。不足0と未作成は意味が違います。前者は足りている日、後者はまだ手をつけていない日です。

• 担当者が決まっていないラインがある場合は、表の一番上に「未割当」の行が出ます。赤の破線の枠がその時間帯で、日付をクリックして日別編集で担当者を決めます。未割当のラインは公開されず、従業員には見えません。

• スキマバイト・派遣で埋めた枠がある場合は、その下に「スポット」の行が出ます（スポット（スキマバイト・派遣）を入れるを参照）。スポットで入る人は従業員として登録されないため、従業員の行ではなくこの1行にまとまります。

週表示と月表示を切り替える

拠点の右にある「週表示」「月表示」のボタンで、表示する期間の単位を切り替えられます。月単位でシフトの偏りを見たいときは月表示が便利です。

• 月表示では、その月の1日から末日までが横に並びます。 画面に収まらない分は横スクロールして確認します。従業員名の列は左に固定されるので、スクロールしても誰の行か分かります。
• 表の右上に「横スクロール」の矢印ボタンが出ます。macOSではスクロールバーが操作するまで表示されないため、このボタンか、表をクリックしてから←→キーで送るのが確実です（トラックパッドの横スワイプでも動きます）。
• 月表示のシフトは列幅に合わせて、開始時刻・終了時刻の2行に折りたたんで表示されます。
• 日付の下の丸は、その日の公開状態を表します（黄 = 未公開の下書きあり、緑 = すべて公開済み）。週表示では「下書き○」「✓公開済」と文字で表示されます。
• 前後の移動ボタンは、週表示では「前週・翌週」、月表示では「前月・翌月」になります。
• 「公開」「一括削除」は、いま表示している期間全体（月表示なら1か月分）が対象になります。
• 「前週コピー」は週単位の操作のため、月表示では押せません。週表示に切り替えてから使ってください。
• 日付をクリックして日別編集に移動し、そこから戻ると、切り替えた表示単位のまま一覧に戻ります。

この週のシフトを一括削除する

週の組み直しをやり直したいときは、右上の「一括削除」からこの週のシフトをまとめて削除できます。月表示にしている場合は、その月のシフトがすべて削除対象になります。

• 確認画面に削除対象の件数（うち公開済みの件数）が表示されます。
• 公開済みのシフトも削除され、従業員の画面から見えなくなります。 従業員には削除の通知は届かないため、公開後に一括削除する場合は、別途業務通達や個人宛メッセージで周知することをおすすめします。
• この操作は取り消せません（一覧画面の一括削除は、押した時点で確定します）。
• 締め処理済みの従業員が1人でも含まれているとエラーになります（締め処理済みの期間のシフトについてを参照）。

日別編集

1日単位でシフトをドラッグ操作しながら組む画面です。

• 行にドラッグしてシフト枠を作成できます（行は従業員別入力では従業員1人ずつ、パターン割り当て入力ではライン1本ずつです）。
• 枠の端をドラッグすると開始・終了時刻をリサイズでき、15分単位でスナップします。
• 作成した枠は移動（ドラッグ）できます（タッチ操作では長押ししてから移動します）。
• 枠の色で状態が分かります。緑 = 公開済み、黄の破線 = 下書き（未公開）、赤の破線 = 未割当（パターン割り当て入力のみ。担当者が決まっていない枠）、紫 = スポット（スキマバイト・派遣で埋めた枠。次項）、グレーの縞 = 他拠点のシフト（その従業員が同じ日に別拠点で入っている時間帯。重複配置を避けるための参考表示です）。
• 元に戻す（Undo）に対応しています。
• 変更はまとめて一括保存します。保存していない変更の件数は「未保存 ○件」のバッジで確認できます。
• 同じシフトを別の担当者が先に更新していた場合、保存は行われず「他の担当者がこのシフトを更新しました」と表示されます。画面を再読み込みして、最新の状態から操作し直してください（上書きによる取り消し事故を防ぐためです）。
• 画面上部に、時間帯ごとの人員配置サマリー（必要人数に対して現在何人配置されているか）が表示されます。必要人数の基準は入力方式で変わり、従業員別入力では拠点設定の必要人数、パターン割り当て入力ではその時間帯に描かれているライン数です。
• 従業員が多い拠点では、氏名検索や「未配置のみ」のチェックで行を絞り込めます（従業員別入力のみ）。
• 保存後、この日だけを個別に公開することもできます。

シフト枠の詳細（予定休憩・職種・メモ）

作成したシフト枠をクリックすると、右側に「シフト詳細」が開きます。 ドラッグでは設定できない項目は、ここで入力します。

• 開始・終了: 時刻を直接入力して、15分刻みにとらわれない細かい調整ができます。
• 予定休憩: 休憩の開始・終了時刻を指定します。ここで入れた予定休憩は、従業員のシフト画面やホーム画面に「休憩予定」として表示され、予実管理で実際の休憩打刻と比較する際の予定側になります。
• 職種・担当: ホール／キッチン／レジ／リーダーから選べます（任意）。
• メモ: その日その人への申し送りを残せます（任意）。
• 「反映」で内容を編集中の状態に反映します。この時点ではまだ保存されていません。 画面右上の「一括保存」で確定してください。詳細画面からその枠を削除することもできます。

スポット（スキマバイト・派遣）を入れる

タイミー・シェアフルなどのスキマバイトや派遣で欠員を埋めたときは、その枠もシフト表に入れてください。入れておかないと、シフト表の人数が実際に現場にいる人数より少ないままになり、人員配置サマリーや「不足」の表示も実態と食い違います。

先に会社設定の「スポット人材の調達元」に、媒体名や派遣会社名を登録しておきます。

入れ方は入力方式で変わります。

• 従業員別入力: 右上の「＋ スポット枠を追加」を押し、調達元と氏名を入れると、従業員の行の上に枠が1本増えます。時間はドラッグで調整してください。
• パターン割り当て入力: ラインの「＋ 割当」を押し、ダイアログの「スポット」タブに切り替えて調達元を選び、「この枠をスポットで埋める」を押します。

氏名は空のままで構いません。当日まで誰が来るか分からないことが多いためです。

• 氏名が空の枠は「募集中」（紫の破線）になります。まだ人が来ると決まっていない扱いなので、人員配置サマリーの人数には数えません。
• 氏名を入れた枠は「確定」（紫の実線）になり、人数に数えます。
• 当日に氏名が分かったら、枠をクリックして「シフト詳細」で氏名を入れてください。募集中から確定に変わります。
• 来なかったときは「シフト詳細」の「来なかった（当日キャンセル）」を押します。枠は取り消し線つきで残り、記録になります。枠そのものが要らなくなった場合は削除してください（キャンセルと削除は意味が違います）。

1つの枠には1人だけ入ります。「3人お願いした」場合は枠を3本作ってください。

入力したスポット枠は、本部でスポット利用状況として期間・拠点・調達元ごとに集計できます。

スポットで入る人について、次の点にご注意ください。

• 従業員として登録されません。 従業員一覧・勤怠実績・給与CSVには出てきません。打刻や報酬の支払いは媒体側で行われるためです。シフト表と現場ポータルに「予定」として表示されるだけです。
• そのため、シフト表の予定と実際の勤務時間がずれても、この画面には反映されません。実際の勤務時間は媒体側の記録をご確認ください。
• 現場ポータルには紫の「スポット」バッジつきで並びます。打刻が無いため「未出勤」の警告は出ません。
• 前週コピーでは、枠だけが複製され、調達元・氏名は引き継がれません。 確定していない人を翌週に写さないためです。

この日のシフトを全削除する

右上の「全削除」で、いま描画されているこの日のシフトをすべて削除できます。週表示の「一括削除」と違い、こちらは未保存の状態なので、「元に戻す」で取り消せます。削除を確定するには「一括保存」を押してください。

希望を一括反映する

この操作は従業員別入力のときだけ使えます（パターン割り当て入力では枠がパターンで決まっているため、希望は割当のときに参照します。パターン割り当て入力での組み方を参照）。

従業員から集めた希望シフトは、日別編集のタイムライン上に表示されます。右上の「希望を一括反映（件数）」を押すと、勤務希望のとおりにシフト枠を自動配置できます。ゼロから組むより、まず一括反映してから調整する方が早く組めます。

• 反映されるのは勤務希望のみです。休み希望の日には枠を作りません。
• 描画中のシフトはいったんすべて削除され、希望の内容で置き換わります。 途中まで組んだ内容は消えるため、組み始める前に実行してください。
• 同じ従業員が他拠点のシフト（グレーの縞）と重なる希望を出している場合、その希望は配置されず、件数がメッセージで知らされます。
• 反映直後は未保存です。内容を確認し、必要な調整をしてから「一括保存」してください。取り消したい場合は「元に戻す」が使えます。

パターン割り当て入力での組み方

パターン割り当て入力を選んでいる場合、日別編集は行がライン（シフト枠）になります。前項の「希望を一括反映」は使えませんが、希望シフトは担当者を選ぶときに参照できます。

• その曜日のラインパターンが登録されていれば、日別編集を開いた時点で枠が描かれています。この状態はまだ保存されていません。内容を確認して「一括保存」で確定してください。

• 枠の中に人が入っていないラインは、赤の破線で「未割当」と表示されます。行の「＋ 割当」を押すと、希望シフトを見ながら担当者を選べます。担当者が決まった行のボタンは「担当者を変更」に変わり、そこから交代・割当の解除ができます。

• 候補一覧では、希望に一致するかどうか（希望に一致／一部一致／希望なし／休み希望）で並び、他拠点のシフトやこの日の別のラインと時間が重なる人は選べません。希望から外れる人や休み希望の人は、警告は出ますが選べます（頼んで入ってもらう場合のため）。

  

• 画面右の「未割当」パネルには、まだどのラインにも入っていない従業員が希望時間つきで並びます。パネルは横向きの矢印で折りたためます。割り当て方は2通りです。

  • ドラッグ＆ドロップ: パネルの名前をラインの行（左側の見出し部分）まで引っぱって離します。
  • 選んでから押す: パネルで人を選ぶと青くなり、その状態でラインの「割当」ボタンを押すと確定します。タッチ操作の端末ではこちらを使ってください。

• パターンに無いラインは「＋ ラインを追加」で足せます。時間はドラッグで調整してください。ラインを消すときは枠のゴミ箱アイコンを押します。

• ラインの時間をパターンの内容に戻したいときは「パターンを再適用」を押します。割当済みの人はそのまま残り、時間と休憩だけが合わせ直されます。パターンから消えたラインは、未割当なら削除され、割当済みなら残ります。

• 人員配置サマリーの「必要人数」は、その時間帯に重なるライン数です（パターン割り当て入力では必要人数マスタを使いません）。不足の数は、そのまま未割当のライン数になります。

• 未割当のラインは公開されません。 担当者が決まっていない枠は従業員には見えず、公開の対象にもなりません。

公開のタイミングについて

シフトは保存しただけでは従業員に見えません。「公開」の操作をして初めて、従業員の自分のシフトを確認する画面に反映されます。まとめて公開する場合は一覧画面（週表示・月表示）から、1日だけ先に公開したい場合は日別編集画面から操作してください。

公開すると、その期間にシフトが入っている従業員へ「〇〇拠点 のシフトが公開されました」というお知らせが自動的に届きます。 従業員はヘッダーの「お知らせ」から確認できます（お知らせの確認を参照）。シフトが1件も公開されなかった場合や、対象の従業員がいない場合はお知らせは作成されません。

締め処理済みの期間のシフトについて

勤怠の締め処理を行った期間は、その期間のシフトも変更できなくなります。確定した勤怠実績と、その根拠になったシフト（所定の勤務時間・遅刻や早退の判定基準）が、後から食い違わないようにするためです。

• 保存・削除・公開・前週コピーのいずれも、締め処理済みの従業員が含まれているとエラーになります。
• 締め処理は雇用区分ごとに行うため、同じ日でも「締め済みの従業員」と「まだ締めていない従業員」が混在することがあります。この場合、締め済みの従業員が1人でも含まれていると、その操作全体が保存されません（一部だけ保存されて画面と食い違うことを防ぐためです）。エラーメッセージに対象の従業員名が表示されるので、その従業員をシフトから外してから保存し直してください。
• どうしても変更が必要な場合は、勤怠集計とCSV出力から締め処理を解除してください。解除すればシフトも編集できるようになります。
• 応援勤務者の場合、判定に使われるのはその従業員の主拠点の締め状況です。応援先の拠点が締め処理済みかどうかではありません。
• 前週コピーでは、コピー先の週だけが判定されます。締め処理済みの先月のシフトを今月にコピーすることは問題なく行えます。

関連ページ

• 希望シフトの受付締切と提出状況
• スポット利用状況（スキマバイト・派遣）
• 応援勤務者（他拠点からの応援）
• 予実管理（予定と実績の比較）